Hoe het instellen van een schema u minder productief kan maken

Hoe het instellen van een schema u minder productief kan maken

Tikken weg de momenten die samen een saaie dag vormen ... NAN728 / Shutterstock.com

Het kan lijken alsof er nooit genoeg tijd is - niet genoeg om te slapen en niet genoeg om te spelen, niet genoeg om te koken en niet genoeg voor lichaamsbeweging.

Er is een relatief nieuwe term om dit gevoel te beschrijven: hongersnoodof de sensatie van te veel te doen zonder genoeg tijd om het te doen.

Om te structureren hoe weinig tijd we hebben, is een van de strategieën die we inzetten het plannen. In feite is de afhankelijkheid van organisatorische hulpmiddelen zoals dagelijkse planners toegenomen. In twee recente enquêtes, 51 procent van de respondenten zeiden dat ze hun agenda-app regelmatig gebruikten 63 procent van kantoormedewerkers beschouwen kalenders 'erg belangrijk'.

Het idee is dat de planning u efficiënter maakt: wanneer u uw tijd toewijst, organiseert het uw dag in een reeks afspraken, vergaderingen en oproepen, terwijl vrije tijd wordt geblokkeerd voor andere activiteiten of taken.

Maar in een reeks van acht studies, Gabriela Tonietto, Steve Nowlis en I hebben vastgesteld dat het plannen soms averechts werkt - en ons zelfs minder productief maakt.

Een afspraak nadert - en de tijd 'krimpt'

Veel van het nadeel van de planning heeft te maken met het anticiperen op een vergadering of een afspraak. Wanneer we weten dat een geplande vergadering of een telefoongesprek opdoemen, kunnen we het gevoel krijgen dat we minder tijd hebben om te doen wat we moeten doen.


Haal het laatste uit InnerSelf


In een studie, vroegen we de deelnemers aan een academische conferentie of ze naar het presidentiële adres zouden gaan dat ongeveer een uur later plaatsvindt. Sommigen zeiden dat ze dat zouden doen en anderen zeiden dat ze dat niet zouden doen. Degenen die van plan waren om het adres bij te wonen, meldden dat het uur ervoor korter aanvoelde.

In andere studie, we hadden de helft van de deelnemers in de veronderstelling dat een vriend over een uur zou komen, terwijl de andere helft zich moest voorstellen dat ze geen plannen hadden. We vroegen alle deelnemers hoeveel minuten ze 'subjectief' het gevoel hadden dat ze tijdens datzelfde uur konden lezen.

Degenen die verteld hadden zich voor te stellen dat een vriend zou komen, meldden dat het uur voorafgaand aan het bezoek alleen 40 bruikbare minuten had om te lezen. Degenen die verteld werden zich voor te stellen dat ze geen plannen hadden, hadden het gevoel dat ze 49 minuten hadden om te lezen.

Dus de aanwezigheid van een aankomende activiteit lijkt te zijn gekrompen hoeveel tijd mensen vonden dat ze iets moesten doen.

Waarom zou dit gebeuren?

We geloven dat wanneer er een afspraak opdoemen, we onze aandacht erop richten, of het zich mentaal voorbereidt of er eenvoudigweg tegenop ziet. Dit maakt de toekomstige benoeming gevoeliger; als gevolg hiervan voelt het tijdsinterval dat voorafgaat aan de geplande activiteit beperkt en onvoldoende aan.

Vrij om te doen ... minder?

Maar uiteindelijk heb je nog steeds dezelfde hoeveelheid tijd voorafgaand aan een gepland evenement.

Dus het gevoel hebben dat je minder tijd hebt, zou eigenlijk niet uit moeten maken, toch? Maar dat doet het. Het gevoel op zich kan invloed hebben op wat mensen besluiten te doen.

We weten dat wanneer er iets schaars is, mensen beschouwen het als waardevoller en zijn dat ook minder bereid om afstand te doen.

Hetzelfde geldt voor de tijd. Als de tijd beperkt lijkt, zullen mensen minder geneigd zijn om het te gebruiken - zelfs als het in hun belang is.

Dus in andere studie, we gaven deelnemers een lege kalender voor de volgende dag en vroegen hen om het zo nauwkeurig mogelijk in te vullen met wat ze hadden gepland (inclusief voorbereiding of overgangstijden). Hierdoor konden we correct berekenen hoeveel vrije tijd ze hadden tussen elk gepland evenement.

Vervolgens hebben we deelnemers de gelegenheid gegeven deel te nemen aan een tweede onderzoek. Iedereen maakte de keuze tussen deelname aan een online 30-onderzoek dat hen US $ 2.50 zou opleveren of aan het aanmelden voor een online 45-onderzoek om $ 5.00 te ontvangen. Elk zou plaatsvinden gedurende een raam van een uur.

Aan onze kant hebben we strategisch gekozen voor het uurlange venster voor de deelnemers. We vertelden de helft dat de studie zou plaatsvinden binnen een uur na een evenement dat ze gepland hadden. De andere helft zou de studie volgen gedurende een periode die werd afgesloten met een kussen van een half uur vóór hun geplande evenement.

We ontdekten dat deelnemers in de eerste groep veel minder geneigd waren om voor de langere maar lucratiever studie te kiezen - ondanks dat ze meer dan genoeg tijd hadden om de studie te voltooien.

In nog andere studie, vroegen we ons af of de simpele herinnering aan een aanstaande gebeurtenis een soortgelijk effect zou kunnen hebben.

Voordat we aan een niet-verwant onderzoek begonnen, vertelden we de helft van de deelnemers dat ze ongeveer vijf minuten nodig hadden om te doen wat ze wilden. We vertelden de andere helft ongeveer vijf minuten voordat we "aan de slag" zouden gaan.

Voor degenen in de laatste groep was de eenvoudige vermelding van "iets starten" voldoende om hun gedrag te veranderen. We ontdekten dat ze in deze korte periode van vijf minuten aanzienlijk minder activiteiten uitvoerden, of het nu ging om het beantwoorden van e-mails of het controleren van sociale media.

Je bent minder uitgehongerd dan je denkt

Sommigen denken misschien dat er tijd is voor hongersnood omdat ze te veel te doen hebben en niet genoeg tijd hebben om het te doen.

Hoewel dit soms het geval kan zijn, suggereren onze resultaten dat de fout ook ligt in onze eigen perceptie van wat we voelen dat kan worden gedaan met de tijd die we hebben. Met andere woorden, het is belangrijk om te beseffen dat we misschien bijdragen aan onze tijd hongersnood.

Als je graag bezig bent met plannen en je dagen wilt plannen, kan het handig zijn om afspraken of taken back-to-back te plannen, waardoor je grotere delen van ongeplande tijd hebt. Verschillende ononderbroken uren van ongeplande tijd zullen langer aanhouden, vooral als er niets gepland opdoemen.

Het kan effectief zijn om jezelf eraan te herinneren dat de tijd niet zo kort is als het voelt. Zelfs als je denkt dat je niet genoeg tijd hebt om iets te voltooien, kun je nog steeds een taak starten en deze later voltooien.

The ConversationZoals Aristoteles eens gezegd, "Een goed begin is het halve werk."

Over de auteur

Selin Malkoc, universitair hoofddocent marketing, De Ohio State University

Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op The Conversation. Lees de originele artikel.

Verwante Boeken

{amazonWS: searchindex = Books; keywords = personal efficiency; maxresults = 3}

enafarzh-CNzh-TWnltlfifrdehiiditjakomsnofaptruessvtrvi

volg InnerSelf op

facebook-icontwitter-iconrss-icoon

Ontvang de nieuwste via e-mail

{Emailcloak = off}