shutterstock.com
De meesten van ons zijn verslaafd aan e-mail. Sommige schattingen zeggen we besteden bijna elke dag bijna vijf en een half uur aan het controleren.
Ondanks de explosie van sociale media in de afgelopen jaren, e-mail is niet op de daling. Enquêtes schatten dat het aantal e-mails dat dagelijks wordt verzonden, in 246 is gegroeid tot 2019 miljard (een stijging van 205 miljard in 2015). En er is bewijs die e-mail is net zo goed het domein van de jongeren als degenen die er waren toen het voor het eerst werd uitgevonden.
Je zou kunnen denken dat we allemaal langer en harder werken. Daar zit een kern van waarheid in. Maar de opkomst van e-mailgebruik kan ook worden verklaard door onze pogingen om de overbelasting van inboxen aan te pakken, naast de meer algemene opkomst van digitale verslaving. E-mail is niet langer het domein van onze desktop- en laptopcomputers en de meesten van ons hebben nu toegang tot onze smartphones en tablets, vaak in het comfort van onze eigen bedden.
We reageren meestal snel op e-mails, wat erop wijst dat we ze constant controleren en proberen de emmer leeg te maken, zelfs als deze weer vol raakt. Om uiteindelijk onze inbox te leren beheersen, hebben we te maken met de grondoorzaken en niet alleen met de symptomen die vaak oplaaien.
Hier zijn tien manieren om eindelijk controle te krijgen over je chaotische inbox.
1. Stop met het gebruik van e-mail als een surrogaat-chatservice
E-mail is niet echt bedoeld voor een snelvuurgesprek. Het is tijdrovend om door threaded, langgerekte gesprekken te waden die inboxen volproppen. Gebruik alternatieve, beter aangepaste methoden. En, in het ideale geval, lost u in de eerste plaats face-to-face of telefoon op.
2. Pas op voor herhaalde berichten
Dit staat bekend als het probleem van "Berichtreplicatie". Er verschijnt een sms-bericht: "Ik controleer alleen dat u mijn e-mailadres hebt ontvangen". De telefoon gaat over: "Ik heb je zojuist een e-mail gestuurd".
Veel mensen vertrouwen nog steeds niet op vrijwel vanzelfsprekende beslissingen. Veel beslissingen door berichten en e-mailen worden niet volledig geloofd en we eindigen met een hiërarchie van berichtreplicatie. Teksten om sociale mediaberichten te bevestigen, e-mails om teksten te bevestigen, telefoontjes om e-mails te bevestigen en persoonlijke vergaderingen om telefoonoproepen te bevestigen.
Deze overlapping kost veel tijd en is mogelijk verwarrend. E-mail is geen geweldige plek voor formele besluitvorming. De vergaderruimte waar we elkaar ontmoeten als echte mensen is nog steeds de meest invloedrijke plek voor veel mensen.
3. Wiet uw e-mailtuin
Een rommelige inbox is als een tuin begroeid met onkruid. Het loont de moeite om op de lange termijn een beetje tijd te besteden aan het verwijderen van rommelige berichten.
Een eenvoudige en effectieve tip is om de zoekfunctie te gebruiken en te zoeken naar de term "afmelden". Dit zal een verrassend hoog aantal nieuwsbrieven opleveren waarvan je geen herinnering hebt dat je je zelfs abonneert.
Zelfs naGDPR, misschien vindt u letterlijk honderden ongewenste e-mails. Doorloop ze allemaal en meld je af. Het zal een geval van pijn op de korte termijn zijn voor winst op de lange termijn.
4. Gebruik de spammap verstandig
Automatische identificatie van spam-e-mails is de laatste jaren beter geworden. Maar ze kruipen nog steeds in onze inboxen. Dit is een andere gemakkelijke manier om e-mail te verwijderen. Het is de moeite waard om je spam-map te leren om nog beter te worden door deze verdachte mails erin te plaatsen. Kijk ook in je spam-map om alle legitieme e-mails te verwijderen die daar onnodig zijn geplaatst.
5. Vraag vrienden en collega's om te stoppen met e-mailen
Wees niet verlegen. Misschien tactvol zijn. Een andere oorzaak van e-mailoverbelasting zijn ongewenste e-mails van degenen die zich het dichtst bij u bevinden. Wees bereid om beleefd andere mensen te vragen om te stoppen met het sturen van e-mails die beter kunnen worden gedeeld tijdens een vergadering, via de telefoon of als sms-bericht.
6. Houd uw verzoeken eenvoudig
Stuur geen te gecompliceerde e-mails. Als je om vijf dingen vraagt, antwoorden veel mensen alleen correct op het laatste ding op je lijst. Dit genereert eenvoudig verdere e-mails die de andere vier items zoeken.
7. Zorg ervoor dat uw antwoorden uitgebreid zijn
Beantwoord alles in een e-mail die je ontvangt. Als u dit niet doet, maakt u gewoon verdere e-mails om uit te zoeken waar u niet op hebt gereageerd.
8. Controleer uw e-mail alleen op vaste tijden
Er is steeds meer bewijs dat we productiever (en minder gestrest) zijn als we slechts een paar keer per dag e-mail checken en erop reageren. Het is een mythe dat we van minuut tot minuut contact moeten onderhouden. En als u dat moet doen, is e-mail niet de beste methode. Gebruik een vorm van instant messaging.
9. Herhaal uw onderwerpkop binnen de hoofdtekst van de e-mail
Je zou kunnen denken dat het schrijven van iets twee keer een verspilling van moeite is. Niet zo met e-mail. Schrijf precies wat uw e-mail zoekt als een korte samenvatting (15 woorden maximum) in uw e-mail onderwerpregel en beëindig uw e-mail met dezelfde zin. Door het duidelijk en tweemaal te zeggen, vergroot u de kans op een volledig en correct antwoord, evenals verzoeken om naar behoren te worden beantwoord.
10. Geef e-mail helemaal op
Het aantal voorbeelden van mensen en organisaties die hebben stopte met het gebruik van e-mail helemaal en gebruikt andere communicatiemethoden, blijft stijgen (maar hoe dit op de lange termijn zal uitkomen, valt nog te bezien). Toch kan het geven van e-mail je minder gestrest en productiever maken. Andere communicatiemethoden zijn vaak vloeiender. Het is echt mogelijk. Probeer het een week lang.
Probeer enkele of al deze tips eens. Soms zijn de dingen die we het meest als vanzelfsprekend beschouwen dezelfde dingen die ons de grootste problemen bezorgen.
Over de auteur
Paul Levy, senior onderzoeker in innovatiemanagement, Universiteit van Brighton
Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op The Conversation. Lees de originele artikel.
Verwante Boeken
at InnerSelf Market en Amazon
