Hoe u verbonden en sociaal afstandelijk kunt blijven terwijl u terugkeert naar kantoor

: By Daniel Beunza, City en Derin Kent

Bedankt voor het bezoeken InnerSelf.com, waar er zijn 20,000+ levensveranderende artikelen waarin ‘nieuwe attitudes en nieuwe mogelijkheden’ worden gepromoot. Alle artikelen zijn vertaald naar 30+ talen. Inschrijven aan InnerSelf Magazine, dat wekelijks verschijnt, en Marie T Russell's Daily Inspiration. InnerSelf Magazine verschijnt sinds 1985.

breken

Twee meter uit elkaar. Shutterstock.com

Bedrijven over de hele wereld debatteren over hoe en wanneer ze naar kantoor moeten terugkeren. Gezondheid en veiligheid hebben in het tijdperk van coronavirus een geheel nieuwe betekenis gekregen. Om mensen veilig terug te brengen, zijn de opties voor herinrichting van kantoren verbijsterend. Hoe moeten bureaus worden ingericht om sociale afstand mogelijk te maken naast de voordelen van het feit dat ze in dezelfde kamer zijn? En moeten mensen vijf dagen per week terugkomen?

Veel bedrijven willen een aantal werknemers soms vanuit huis laten werken. Maar tenzij er zorgvuldig over wordt nagedacht, lopen bedrijven het risico in het midden te blijven steken en niet de voordelen van het traditionele kantoor of de veiligheid van het huis te behalen.

Beschouw bijvoorbeeld de 6 voet kantoor. Dit concept, ontwikkeld door een commerciële vastgoedmultinational, Cushman en Wakefield, heeft tot doel ervoor te zorgen dat werknemers te allen tijde twee meter uit elkaar blijven. Dit wordt bereikt door bureaus uit elkaar te plaatsen, een eenrichtingsverkeer voor mensen te creëren en visuele tekens in de vloerbedekking rond elk bureau op te nemen om mensen ertoe aan te zetten afstand te houden.

Dit idee loopt het risico de baby met het badwater weg te gooien. Als architectuurwetenschapper Kerstin Sailer heeft opgemerktkan de combinatie van meubilair op afstand, duwtjes en waarschuwingen ook de sociale interactie stigmatiseren en alle communicatie online pushen, zelfs op kantoor. Als dat het geval is, waarom dan niet gewoon vanuit huis werken?

Bedrijven moeten een essentiële les uit de COVID-19-lockdown leren: Zoom werkt verrassend goed. Maar informele interactie heeft ook veel voordelen - iets wat een vooraf afgesproken videogesprek niet kan repliceren. In het licht hiervan stellen we een hybride systeem voor van het beste van twee werelden. Als er minder mensen komen om sociale afstand te bewaren, is het het beste om alle teams te laten vertegenwoordigen. En de kantoorinrichting moet verbindingen tussen mensen vergemakkelijken in plaats van ze uit elkaar te houden.

Geplande versus ongeplande communicatie

Er is een belangrijk onderscheid tussen geplande en ongeplande communicatie op het werk. Ongeplande communicatie vindt doorgaans plaats via toevallige ontmoetingen en, belangrijker nog, omvat gesprekken tussen teams. Hier is nabijheid nodig.

Dit komt doordat verschillende teams doorgaans geen deel uitmaken van dezelfde rapportagelijn, en dus hangt de communicatie af van ongeplande afspraken, zoals elkaar horen praten of toevallige ontmoetingen in de gang. Dit kan echte zakelijke voordelen hebben. Zoals een van ons heeft gedocumenteerd in onze recent boekverbeterde ongeplande sociale interactie tussen bureaus in de buurt op een beursvloer van Wall Street het gebruik van financiële modellen.

In het geval van geplande communicatie heeft de technologie voor conferencing op afstand de nabijheid minder belangrijk gemaakt. De reden is dat communicatie binnen het team doorgaans op een geplande en routinematige basis plaatsvindt, dus alles wat nodig is, is een digitaal platform.

Videogesprekken werken goed voor geplande communicatie. Shutterstock.com

Dit bericht kwam duidelijk naar voren tijdens een panelevenement dat we organiseerden bij het Systemic Risk Center van de LSE. Charles Bristow, wereldwijd hoofd van de handel in koersen bij investeringsbank JP Morgan, en een van de panelleden, legden uit dat "een team van mensen die samen handelen in een enkel product, binnenkomende vragen via dezelfde kanalen ontvangt" en "dezelfde tools gebruiken". Om die reden is communiceren op afstand ongelooflijk eenvoudig en kan het zelfs efficiënter zijn.

Fysieke nabijheid is dus vooral nodig voor ongeplande communicatie. Het betekent dat werken op afstand kan worden voortgezet tegen lage kosten voor geplande communicatie. En het betekent mogelijk dat als bedrijven een beperkt aantal mensen terug naar kantoor willen halen, ze zich moeten concentreren op het hebben van ten minste één lid van elk team. Dit maakt communicatie tussen teams mogelijk, die afhankelijk is van fysieke nabijheid.

Iedereen betrokken houden

Een ander belangrijk element van kantoorontwerp waarmee rekening moet worden gehouden, is de mate waarin het de betrokkenheid van medewerkers bevordert - of mensen nu hun bureau verlaten om persoonlijk contact te krijgen. Dit is belangrijk voor het opbouwen van betere relaties tussen collega's en de bedrijfscultuur.

Om dit mogelijk te maken, moet bij de focus op sociale afstand worden onderscheid gemaakt tussen afstand en bereikbaarheid. Terwijl afstand de mate waarin mensen met elkaar kunnen omgaan en samenwerken, verkleint, laat architectuuronderzoek zien dat gemakkelijke toegang en het vergemakkelijken van beweging afstand gedeeltelijk kunnen compenseren.

Zoals Sailer heeft vastgesteld, in een huis waar elke kamer via een deur voor elke andere kamer toegankelijk is, is verbinding veel gemakkelijker dan in een huis waar je alleen een bepaalde kamer kunt betreden vanuit de aangrenzende kamer. Dezelfde mate van afstand tussen mensen kan met andere woorden leiden tot enorm verschillende niveaus van betrokkenheid.

Om deze connectiviteit te bereiken (met behoud van sociale afstand), kunnen bedrijven gebruikmaken van de gespreide terugkeer van werknemers om enkele bureaus te verwijderen en een corridor te creëren rond de periferie van hun open kantoren, waardoor werknemers de kans krijgen elkaar gemakkelijk te bereiken. Ontmoetingen en gesprekken kunnen verder worden vergemakkelijkt door hoekjes en hoeken buiten zo'n gang, zodat medewerkers snel een-op-een kunnen hebben zonder de bloedsomloop te blokkeren.

De terugkeer naar kantoor na maandenlang werken op afstand geeft bedrijven de kans om hun opstellingen effectiever te maken. Ze kunnen de voordelen van werken op afstand integreren, terwijl ze ervoor zorgen dat mensen op een veiligere manier kunnen communiceren en ideeën kunnen uitwisselen dan wanneer ze blindelings hun werkafspraken van vóór COVID zouden repliceren.

Over de auteurs

Daniel Beunza, universitair hoofddocent Management, City, University of London en Derin Kent, postdoctoraal onderzoeker in management, Aalto University

Dit artikel is opnieuw gepubliceerd vanaf The Conversation onder een Creative Commons-licentie. Lees de originele artikel.

breken