Afbeelding door Gerhard
“Ik geloof niet in e-mail. Ik ben een ouderwets meisje.
Ik geef de voorkeur aan bellen en ophangen.”
- SARA JESSICA PARKER
1. E-mail is vaak een informeel communicatiemiddel.
Als zodanig kunt u de hoeveelheid tijd die aan e-mail wordt besteed drastisch verminderen met korte, efficiënte antwoorden zoals "Bedankt" en "Begrepen" en "Akkoord". Laat formaliteiten waar mogelijk achterwege en verhoog de efficiëntie.
2. Blinde carbon copy (bcc) is vaak het gereedschap van de passief-agressieve lafaard.
Voordat u een e-mailadres in dit veld opneemt, moet u zich altijd afvragen waarom u het gebruikt. Als je iemand probeert te kwetsen of in verlegenheid te brengen of iets te verbergen, sla het dan af, eikel.
3. Stuur nooit een geschreven e-mail om je woede of teleurstelling over iemand te uiten.
Die emoties worden beter overgebracht via de telefoon of persoonlijk, waar onnodige agressie en buitensporige vitriool niet kunnen worden afgeschermd door de passief-agressieve aard van e-mail. Met andere woorden, wees geen lafaard. Als je boos bent, pak dan de telefoon.
4. Geen excuses voor het overtreden van regel #3.
"Ik heb die boze e-mail gestuurd omdat ik mezelf beter schriftelijk uitdruk en te woedend was om te spreken" is nooit een excuus voor het overtreden van regel #3.
5. Als je een boze e-mail ontvangt, pak dan de telefoon en reageer direct. Hoe sneller, hoe beter.
De beste manier om met een passief-agressieve persoon om te gaan, is op een agressieve, directe manier. Boze e-mailafzenders zijn meestal mensen die niet goed omgaan met conflicten en zich daarom verschuilen achter technologie. Het technologische gordijn terugtrekken zal ongemakkelijk voor hen zijn en zal hen vaak uit hun positie stoten.
6. In-box zero zou uw doel moeten zijn, al was het maar voor productiviteits- en efficiëntiedoeleinden.
Als u e-mail in uw inbox laat staan, moet u er elke keer naar kijken als u uw e-mailtoepassing opent, wat tijd en energie kost. Het is alsof je elke dag dezelfde groeiende stapel post doorzoekt om een specifieke brief of rekening te vinden. In-box zero elimineert de tijd die nodig is om actie te ondernemen op inkomende e-mails door ze niet toe te voegen aan een toch al enorme stapel.
7. Gebruik een e-mailtoepassing waarmee u een tijdstip kunt plannen waarop u een e-mail in uw inbox wilt ontvangen.
Verander e-mail in iets dat u ontvangt wanneer u het wilt ontvangen. Ik plan inkomende e-mail vaak opnieuw op een bepaald tijdstip gedurende de dag waarop ik van plan ben om te lezen en te reageren, waardoor mijn inbox leeg blijft en ik profiteer van de voordelen van regel #6.
Als ik een e-mail ontvang met betrekking tot belastingen, verplaats ik deze naar mijn inbox op 1 april. Als mijn vijfde leerjaarteam een e-mail ontvangt waarin om actie van onze kant wordt gevraagd, verplaats ik deze naar mijn inbox over vierentwintig uur in de hoop dat een van mijn collega's het verzoek afhandelt voordat het nodig is.
8. Reageer zo snel mogelijk op e-mails die actie vereisen, maar altijd binnen vierentwintig uur.
Niet reageren op een e-mail - zelfs als uw antwoord is "Ik bel u morgen terug" - projecteert het beeld van een persoon die overweldigd, ongeorganiseerd en inefficiënt is.
9. Kies een onderwerpregel dat identificeert duidelijk het doel van de e-mail.
Kies onderwerpregels voor uw e-mails waarmee uw lezers het algemene doel van de e-mail kunnen identificeren zonder deze daadwerkelijk te openen en waarmee u in de toekomst naar die e-mail kunt zoeken.
Copyright 2022, Matthew Dicks. Alle rechten voorbehouden.
Overgenomen met toestemming van de uitgever, Nieuwe Wereldbibliotheek.
Bron van het artikel:
BOEK: Ooit Is Vandaag
Someday Is Today: 22 eenvoudige, bruikbare manieren om je creatieve leven voort te stuwen
door Matthew Dicks
Ben je goed in dromen over wat je "ooit" gaat bereiken, maar niet in het vinden van de tijd en om aan de slag te gaan? Hoe ga je die beslissing eigenlijk nemen en doen? Het antwoord is dit boek, dat beproefde, praktische en eenvoudige manieren biedt om willekeurige minuten in je dagen om te zetten in productiviteitszakjes en dromen in prestaties.
Naast het presenteren van zijn eigen winnende strategieën om van dromen naar doen te gaan, biedt Matthew Dicks inzichten van een breed scala aan creatieve mensen - schrijvers, redacteuren, artiesten, artiesten en zelfs goochelaars - over hoe je inspiratie kunt vergroten met motivatie. Elke bruikbare stap gaat gepaard met leuke en inspirerende persoonlijke en professionele anekdotes en een duidelijk plan van aanpak. Er is een dag vandaag geeft je alle tools om aan de slag te gaan en die _______________ af te maken [vul in].
Voor meer info en / of om dit boek te bestellen, klik hier. Ook beschikbaar als audioboek en als Kindle-editie.
Over de auteur
Matthijs Dicks, een bestverkopende romanschrijver, nationaal erkende verhalenverteller en bekroonde basisschoolleraar, doceert verhalen vertellen en communicatie aan universiteiten, bedrijfswerkplekken en maatschappelijke organisaties. Hij heeft meerdere Moth GrandSLAM-verhaalcompetities gewonnen en heeft samen met zijn vrouw de organisatie opgericht Zeg het om anderen te helpen hun verhalen te delen.
Bezoek hem online op MatthewDicks. com.
