E-mail en smartphones kunnen stressvol zijn. Academici noemen deze constante werkverbinding “Technostress”. Daarom bieden veel Europese landen werknemers nu het "Recht om los te koppelen".
De manier waarop e-mail wordt gebruikt is complex, het kan niet eenvoudig als "goed" of "slecht" worden bestempeld en onderzoek toont dat persoonlijkheid, het soort werk dat mensen doen en hun doelen kunnen de manier waarop ze op e-mail reageren beïnvloeden.
Goede praktijken met e-mailgebruik zijn niet alleen een beperking van het aantal verzonden e-mails, maar ook een verbetering van de kwaliteit van de communicatie.
Hier zijn tien tips om de stress van e-mail op het werk te verminderen:
1. Zorg dat de onderwerpregel goed is
Gebruik duidelijke en bruikbare onderwerpregels.
De onderwerpregel moet precies vertellen waar de e-mail over gaat in zes tot tien woorden, zodat de ontvanger voorrang kan geven aan de e-mail zonder deze zelfs maar te openen. Op mobiele apparaten zien veel mensen alleen de eerste 30-tekens van een onderwerpregel. Dus hou het kort. Maar maak het beschrijvend genoeg om een idee te geven van waar de e-mail over gaat vanuit alleen de onderwerpregel.
2. Stel jezelf de vraag: is e-mail het juiste medium?
Zit je op hetzelfde kantoor? Kun je de persoon spreken? Kun je bellen? Vaak kunnen deze andere vormen van communicatie het inefficiënte heen en weer van e-mailen vermijden.
Instant messaging- en videobellen-platforms zoals Slack en Skype kan geschikter zijn voor snelle interne berichtenuitwisseling. Onthoud ook dat de meeste van de onderstaande adviezen van toepassing zijn op alle soorten elektronische communicatie.
3. Geen e-mail buiten kantooruren
Onderzoek toont aan die out-of-hours e-mails maken het moeilijker voor mensen om te herstellen van werkstress.
Probeer invloed uit te oefenen op uw bedrijfscultuur door te voorkomen dat u buiten uw normale werkuren e-mails verstuurt of beantwoordt.
Management moet het goede voorbeeld geven en vermijd contact met hun personeel buiten hun normale werkuren. Sommige werkplekken zelfs e-mailtoegang voor werknemers buiten de uren uitschakelen. Overweeg dit te implementeren terwijl u alleen een back-uptelefoonsysteem gebruikt voor noodcontact.
Nieuw onderzoek heeft ook aangetoond dat alleen de verwachting van contact met 24-uren de gezondheid van werknemers negatief kan beïnvloeden.
4. Gebruik de optie voor vertraagde levering
sommige onze medewerkers zoals het integreren van hun werk en gezinsleven en vaak blijven werken vanuit huis tijdens hun vrije tijd. Als u een van deze mensen bent, of als u in verschillende tijdzones werkt, overweeg dan om de optie voor het afleveren van vertragingen te gebruiken, zodat uw e-mails pas de volgende werkdag worden verzonden en niet interfereren met de off-jobtijd van andere mensen.
5. Houd het positief
Denk aan de kwaliteit van e-mailcommunicatie. Niet alleen de hoeveelheid. Wijzigingen in het gebruik van e-mail moeten ook gericht zijn op de kwaliteit van het verzondene en rekening houden met de emotionele reactie van de ontvanger.
Onderzoek wijst uit dat conflicten veel gemakkelijker te escaleren zijn en berichten verkeerd worden geïnterpreteerd wanneer ze via e-mail worden gecommuniceerd. Daarom, als het slecht nieuws is, denk eens terug aan regel #2: is e-mail het juiste medium?
6. Probeer 'geen e-mail vrijdag'
Om de bedrijfscultuur te veranderen en mensen aan het denken te zetten over andere communicatiemethoden dan e-mail, probeert u a "Geen e-mail vrijdag" op de eerste vrijdag van elke maand, of misschien zelfs elke week. Dit is een initiatief voorgesteld door deskundigen van de Nationaal Forum voor gezondheid en welzijn op het werk, en wordt gebruikt door bedrijven Wereldwijd. Medewerkers worden aangemoedigd om persoonlijke vergaderingen te beleggen of de telefoon op te nemen - of om gewoon op de top te staan van de vele e-mails die ze op die dag al in hun inbox hebben.
7. Maak uw voorkeuren bekend
Onderzoek heeft uitgewezen dat niet alleen te veel maar ook te weinig e-mail stress kan veroorzaken als gevolg van een discrepantie tussen de communicatievoorkeuren van verschillende mensen. Sommige mensen vinden het misschien leuk om te worden gemaild en omgaan veel beter met veel e-mailverkeer dan andere communicatiemiddelen. Voor deze mensen kan het verminderen van het aantal e-mails dat ze ontvangen, meer stress veroorzaken dan dat het vermindert.
Overweeg dus individuele verschillen tussen mensen en maak de uwe bekend. Voeg uw favoriete contactvoorkeuren toe aan uw e-mailhandtekening, of het nu gaat om e-mail, sms- of expresberichten of een telefoongesprek.
8. Overweeg een vakantie 'terugstuiteren'
Het hebben van een achterstand van e-mails die zich in de loop van de week opbouwen, lijkt een van de meest genoemde bronnen van technostress voor werknemers. Denk aan het opzetten van een systeem waarbij e-mails worden teruggestuurd naar de afzender wanneer iemand op vakantie is, met een alternatief e-mailadres voor contact voor dringende verzoeken. Zo kom je terug in een overzichtelijke inbox.
9. Heb een aparte werktelefoon
Maak dit het enige mobiele apparaat waar je werkmails op kunt gebruiken, waardoor je de vrijheid hebt om het uit te schakelen na werktijd. Overweeg ook om e-mail uit te schakelen "Duwen" (dit is waar uw e-mailserver elke nieuwe e-mail naar uw telefoon stuurt wanneer deze op de server arriveert) en in plaats daarvan een regelmatig schema (zoals eenmaal per uur) kiest om e-mails naar uw telefoon te laten bezorgen (dit verlengt ook de levensduur van de batterij).
10. Vermijd late schermtijd
Onderzoek wijst uit dat smart phone gebruik laat in de nacht ons vermogen om in slaap te vallen vermindert en ook leidt tot constante gedachten en stress over werk. Dit vermindert op zijn beurt je slaapkwaliteit. Maak van het bed een telefoonvrije zone om je te verbeteren slaap hygiëne.
Over de auteur
Ricardo Twumasi, docent organisatiepsychologie, Universiteit van Manchester; Cary Cooper, 50th Anniversary Hoogleraar Organisatiepsychologie en Gezondheid, Universiteit van Manchester, en Lina Siegl, PhD Researcher, Universiteit van Manchester
Dit artikel is opnieuw gepubliceerd vanaf The Conversation onder een Creative Commons-licentie. Lees de originele artikel.
Related Books:
at InnerSelf Market en Amazon
